Seguro que cuando te preguntan cuántas horas trabajas al día tu respuesta, especialmente si eres freelance, sea la siguiente: «muchas».  Casi siempre por falta de costumbre, normalmente no llevamos una cuenta exacta de las horas que trabajamos en total y cuántas de estas horas destinamos a los diferentes proyectos.

Sin embargo, es especialmente importante conocerlo ya que para poder presupuestar correctamente un proyecto es fundamental. Si no lo haces, siempre tendrás esa sensación de haberle dedicado horas de más a un proyecto que quizás no haya resultado tan rentable como parecía en un momento. Cuando sabes exactamente las horas destinadas, y la cantidad ganada por este tiempo, es entonces cuando puedes saber si te ha compensado o no y, por consecuencia, cuánto deberías cobrar la próxima vez para no volver a encontrate en la misma situación.

Por fortuna, existen varias herramientas en el mercado que nos ayudan a contabilizar y gestionar el tiempo de trabajo. Existen desde apps gratuitas como Hours y Toggle en sus versiones más sencillas, hasta otras bastante económicas si ya contamos con una facturación regular como Harvest, PayDirty o Timely.

Hours

Después de probar varias, esta herramienta es la que actualmente utilizo ya que me pareció la más sencilla para gestionar el tiempo de trabajo. Disponible para Apple (Mac y iPhone).

A través de una cronología visual, te permite dividir tu tiempo laboral por proyectos, clientes y tareas. También te permite de forma fácil, corregir los bloques asignados, por ejemplo alargar los minutos trabajados en una tarea etc. Sirve para trabajar tanto de manera individual como en grupo (otras personas de tu equipo o el propio cliente). Una vez que lleves varios días utilizándola, podrás ver informes resumidos de la semana, así como comprobar de un vistazo las horas dedicadas a un solo proyecto.

Precio: versión gratuita y versión «Hours Pro» por $ 7,99 al mes.

«Hours Pro», que ofrece más funcionalidades y sincronización entre web y la app. Puedes probarla un mes de manera gratuita, antes de decidir la versión que mejor se ajusta con tus necesidades.

Harvest

Comencé a utilizarla porque es de las más conocidas y además está disponible para Android, iOS, macOS, Windows… En este sentido es mucho más abierta que Hours. Si estás muy enfocado en utilizar esta herramienta para equipos, probablemente sea la mejor opción, en mi caso como de momento lo estoy utilizando de manera individual, Hours me parece más sencilla.

Algo genial de esta herramienta es que te permite integrarla con otras apps de gestión como por ejemplo Asana, Basecamp, Slack o Trello, además de facturación y contabilidad. Por ejemplo, algo que me encanta es que puedas diferenciar entre las horas trabajadas facturables y las que no.

Si además de contabilizar el tiempo trabajado necesitas una herramienta que te permita centrarte más en los negocios, Harvest es perfecta.

Precio: $ 12 al mes por persona.

PayDirty

Es similar a Harvest pero un poco más barata. Además de ser una herramienta de contabilidad y gestión del tiempo de trabajo, también incluye la funcionalidad de facturación, aunque la integración con otras apps de gestión del tiempo también es más limitada. Solo está disponible para web.

Una ventaja de Paydirt es que te permite modificar de manera sencilla los tiempos asignados a una tarea, así si por ejemplo el día anterior se te olvidó incluir una tarea, o si por el contrario quieres modifica una de la jornada de hoy, podrás hacerlo de manera muy sencilla (lo mismo sucede con Hours).

También facilita el pago a través de PayPal, así cuando el cliente reciba la factura digital podrá pinchar directamente en esta opción y pagar de manera sencilla.

Precio: $ 8 al mes o $ 80 al año, si se usa de manera individual. $ 29 al mes o $ 290 al año para grupos de hasta tres personas.

Timely

Si estás acostumbrado a usar calendarios (Google Calendar, iCal…) como herramienta de organización laboral y personal, como es mi caso, esta herramienta te resultará muy sencilla ya que sigue la misma estructura visual. Disponible para Android, iOS, MacOS, web y Windows.

Puedes asignar las horas de trabajo de manera manual, poner el contador del tiempo y planear por adelantado cuánto tiempo esperas trabajar en diferentes proyectos. Sirve para trabajar de manera individual y para pequeños equipos.

Además de poder ver el total de horas trabajadas, también te permite ver cuánto has ganado basado en las tarifas por hora asignadas a las diferentes tareas, y las ganancias que esperas en función del plan semanal que hayas creado.

Se integra con la mayoría de los calendarios, por lo que tanto la reuniones como los eventos que tengas, por ejemplo, en tu Google Calendar profesional, aparecerán de manera automática en Timely. Una desventaja con las anteriores citadas es que no cuenta con una herramienta de facturación.

Precio: $ 8 al mes o $ 84 al año.

Toggle

Esta herramienta es perfecta si estás comenzando y no puedes permitirte pagar una suscripción, ya que te permite usarla de manera gratuita, excepto algunas funcionalidades de pago que en un primer lugar no te harán falta, como trabajar en equipo. Además está disponible para Android, iOS, macOS, Linux, Windows y web.

Es muy sencilla de usar, algo que sin duda es de agradecer, sobre todo si eres un freelance o emprendedor nuevo y precisamente lo que necesitas en estos momentos es que te hagan la vida más fácil. Puedes gestionar el tiempo de trabajo sin preocuparte en detallarlo en ese preciso momento. Es decir, puedes indicar que has trabajado dos horas, y después asignar otro bloque de tres, y al final del día dedicar un rato a detallar cada bloque: con qué cliente, proyecto y para qué tarea.

Una curiosidad de Toggle es que mientras la usas puedes usar la técnica Pomodoro, especializada en gestión del tiempo. Esta técnica te permite trabajar por un periodo de tiempo en un proyecto que requiere una concentración específica y después permitirte un pequeño descanso.

Precio: gratis con limitaciones o $ 108 al año.

Si quieres conocer más herramientas de contabilidad del tiempo, en este post tienes más opciones.